Взаимодействия заказчика и исполнителя на поддержке

«-Пожалуйста, напомни, на каком этапе решение бага?

• О каком баге идет речь?
• О том, который я скинул на доску около 2-х недель назад.
• Никаких подобных сообщений не наблюдалось…хотя, стоп, вижу…»

Для надлежащего выполнения услуг требуется постоянное общение между заказчиком и исполнителем и, чтобы не возникало диалога, как выше, нужно определиться со способом взаимодействия.

Результат работы исполнителя, напрямую зависит от того, как изложена задача:

• Правильно поставленные вопросы и баги;
• Время получения и выполнения;
• Дополнительные вопросы.

И даже, если вышеперечисленные пункты выполнены, то существует еще одна последующая преграда – это потеря информации.

Банально не увидеть важное сообщение или не запомнить, создает массу проблем со всеми вытекающими: от просрочек до потери денег.

И нельзя сказать, что это редкость, ведь огромный поток задач сбивает с толку, и многие моменты невозможно держать постоянно в голове.

Чтобы такого не происходило, и менеджер проекта с заказчиком не страдали от непонимания, придуманы различные приложения, которые отслеживают баги, вопросы, новые задачи.

И «снова здравствуйте» для маленьких команд, что не в силах содержать такие приложения.

В таком случае не остается иного выхода, как мессенджеры, которые спасают положение. И один из наиболее популярных – Telegram.

«Телега», как известно заселена ботами. И споем оды тому, что большинство из них бесплатны, а остальная часть бюджетна и не бьет по карману.

Что такое бот – это аккаунт в Telegram, который находится под управлением программного обеспечения. Сейчас количество ботов непомерно большое и выполняют они абсолютно различные функции.

А главное, один из них решает проблему мониторинга задач, не хуже дорогих аналогов.

Решение: Patrick Bot.
Этот маленький механизм позволит: не захламлять голову ненужными задачами, волноваться о просрочках и, тем более, забывать о нерешенных багах.

Как он работает?

• В существующий чат вы добавляете Патрика;
• Нажимаете кнопку «Я в чате»;
• Ставите задачу;
• И ждете уведомления.

Все довольно просто, суть заключается в том, что поставленная задача будет регулярно давать о себе знать исполнителю, а вы сможете ее отслеживать на каждом этапе.

Плавно переходя к вопросу о багах, ситуация аналогична.

Заказчик создает сообщение, в котором указывает исполнителя, проблему и сроки выполнения, прикладывает скрин.

Дальше задача будет стоять на мониторинге, а бот отправлять напоминая.

Что можно указать в постановке задачи для бага:

• Заголовок

Укажите название бага

• Описание

Опишите проблему

• Срок выполнения

Установите сроки выполнения задачи

• Исполнителя

Выберите ответственного исполнителя

• Прикрепить файл

Добавьте скрин или документ

Действия для поставленной задачи от постановщика:

• Вернуть в работу.

Задачу возвращается на доработку к исполнителю. Ему приходит уведомление.

• Закрыть.

Задача полностью выполнена. Заказчик завершает ее выполнение.

• Комментарии.

Добавить комментарий по данной задаче, добавить файл.

• Редактировать.

Изменить параметры задачи.

Действия для поставленной задачи от исполнителя:

• Принять в работу.

Действие сообщит заказчику, что задача была принята и находится в работе.

• Комментарии.

Комментарии также приходят уведомлением заказчику.

Еще немного преимуществ:

1. Поставленную задачу можно найти по фильтрации.
2. Все задачи сохраняются и просматриваются по кнопке «Мои все»
3. Можно отслеживать отдельно поставленные вами задачи, и поставленные вам.
4. Создание отчетов за конкретной промежуток времени и в конкретном чате.

То есть, проблемы с багами будут решаться в максимально близкие сроки, до 2х дней, а заказчик сможет в любой момент это проверить.

Другие программы
Slackbot

Бот от Slack, который доступен на всех тарифах. Помогает контролировать задачи и создавать автоматические ответы, по определённым словам, или фразам, на частые вопросы.

Есть возможность создания напоминаний, как для себя, так и для других участников. Но повторяющиеся напоминания для других участников установить не получится.

Jira

Приложение для управления проектами: отслеживание и решение проблем, отслеживания результатов команды.

Канбан – доска, которая помогает вносить, редактировать данные всей команде. Давайте наименование, описание, устанавливайте сроки выполнения, а также указывайте трудозатраты, связывайте с другими задачами.

Помимо этого есть возможность комментировать, указывать статус задачи,выставлять очередность задач.

Больше заточена под разработчиков.

Trello

Канбан-доска от создателей Jira. Проще в пользовании, чем предыдущая программа. Суть практически такая же: построение списка задач, описание, статус, назначение ответственного, сроки и комментарии.

Что выбрать?
Насколько велик мир приложений для отслеживания задач, багов, настолько же сложен выбор.

Конечно, выбрать приложение с миллионом функций, интегрировать в команду и наладить общение с заказчиком – не самая удачная идея. Потому что это энергозатратно, дорого и забирает драгоценное время.

Работа же с багами требует внимательного подхода. Навести порядок в приложении или игре - важно быстро и эффективно. Найти путь для решения ошибки в программном коде стоит времени, прибавим и время на исправление.

Поэтому выбрать бота в приложении Telegram, которым умеют пользоваться все – самый быстрый, доступный и результативный вариант.